{"id":23144,"date":"2025-09-30T08:37:16","date_gmt":"2025-09-30T07:37:16","guid":{"rendered":"https:\/\/lindemannlaw.ch\/?p=23144"},"modified":"2025-09-30T08:37:03","modified_gmt":"2025-09-30T07:37:03","slug":"assemblees-generales-virtuelles-2025-securite-juridique-efficacite-planification","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/lindemannlaw.ch\/fr\/insights\/assemblees-generales-virtuelles-2025-securite-juridique-efficacite-planification\/","title":{"rendered":"Assembl\u00e9es g\u00e9n\u00e9rales virtuelles 2025 : s\u00e9curit\u00e9 juridique, efficacit\u00e9, planification"},"content":{"rendered":"<h3>Introduction<\/h3>\n<p>Le code r\u00e9vis\u00e9 des soci\u00e9t\u00e9s anonymes autorise depuis le 1er janvier 2023 la tenue d&rsquo;assembl\u00e9es g\u00e9n\u00e9rales (AG) hybrides et enti\u00e8rement virtuelles. Correctement mises en \u0153uvre, elles permettent aux entreprises de r\u00e9duire les frais de d\u00e9placement et d&rsquo;infrastructure, d&rsquo;augmenter le taux de participation et de conserver leur capacit\u00e9 d&rsquo;action m\u00eame si l&rsquo;actionnariat est r\u00e9parti \u00e0 l&rsquo;\u00e9chelle internationale. Le revers de la m\u00e9daille : les vices de forme et les pannes techniques peuvent favoriser les contestations.<\/p>\n<p>Cette newsletter vous montre comment r\u00e9aliser une AG virtuelle juridiquement s\u00fbre et convaincante avec une gouvernance claire, les bons outils et une pr\u00e9paration propre.<\/p>\n<h3>Quelle est la diff\u00e9rence entre une AG physique, hybride et virtuelle ?<\/h3>\n<p>AG physique : tout le monde participe au lieu de r\u00e9union. Les moyens \u00e9lectroniques sont tout au plus compl\u00e9mentaires (par exemple, le vote en salle).<\/p>\n<p>AG hybride (art. 701c CO) : L&rsquo;assembl\u00e9e a lieu dans un lieu de r\u00e9union ; en outre, le conseil d&rsquo;administration permet la participation \u00e9lectronique. Les droits (discours, propositions, vote) doivent pouvoir \u00eatre exerc\u00e9s de mani\u00e8re \u00e9quivalente par les deux groupes.<\/p>\n<p>AG virtuelle (art. 701d CO) : L&rsquo;AG n&rsquo;a pas de lieu de r\u00e9union physique et se d\u00e9roule exclusivement par voie \u00e9lectronique. Une clause explicite des statuts est n\u00e9cessaire ; un repr\u00e9sentant ind\u00e9pendant doit \u00eatre d\u00e9sign\u00e9 dans la convocation. Les soci\u00e9t\u00e9s non cot\u00e9es peuvent pr\u00e9voir dans leurs statuts qu&rsquo;elles renoncent au repr\u00e9sentant ind\u00e9pendant.<\/p>\n<p><em>Remarque<\/em>: les exigences mat\u00e9rielles d&rsquo;identification, d&rsquo;imm\u00e9diatet\u00e9 des votes et de r\u00e9sultats de vote non falsifiables s&rsquo;appliquent \u00e0 toutes les formes (art. 701e CO). Les probl\u00e8mes techniques qui emp\u00eachent le bon d\u00e9roulement du vote obligent \u00e0 le r\u00e9p\u00e9ter (art. 701f CO). Les dates cl\u00e9s et les incidents techniques doivent \u00eatre consign\u00e9s dans le proc\u00e8s-verbal (art. 702 CO).<\/p>\n<h3>Quelle est la forme la plus adapt\u00e9e \u00e0 notre gouvernance &#8211; et quelles sont les diff\u00e9rences r\u00e9elles en termes de co\u00fbts\/b\u00e9n\u00e9fices ?<\/h3>\n<p>Ad\u00e9quation de la gouvernance (r\u00e8gles empiriques) :<\/p>\n<p>\u2714 Actionnaires concentr\u00e9s \/ PME : hybride ou virtuel augmente la flexibilit\u00e9 ; virtuel est int\u00e9ressant si les actionnaires sont dispers\u00e9s g\u00e9ographiquement, si la complexit\u00e9 est faible et si l&rsquo;ordre du jour est stable.<br \/>\n\u2714 Soci\u00e9t\u00e9s cot\u00e9es \/ plus grandes : Hybride cr\u00e9e de l&rsquo;inclusion (salle + \u00e0 distance) et r\u00e9duit les risques d&rsquo;activisme gr\u00e2ce \u00e0 de meilleures options de mod\u00e9ration ; purement virtuel suppose des processus robustes, le vote par procuration et l&rsquo;\u00e9chelle de la plateforme.<br \/>\n\u2714 Propri\u00e9taires internationaux \/ Family Office : Virtuel minimise les d\u00e9placements et les probl\u00e8mes de fuseaux horaires (avec deux cr\u00e9neaux\/sessions pour les Q&amp;A).<\/p>\n<p>Comparaison co\u00fbts\/b\u00e9n\u00e9fices (pilotes typiques) :<\/p>\n<p>\u2714 Physique : salle, restauration, s\u00e9curit\u00e9, frais de d\u00e9placement ; en revanche, technique simple et interaction avec le public.<br \/>\n\u2714 Hybride : en plus, licence de plateforme, module de vote\/quorum, \u00e9quipe de support, tests ; avantages : plus grande port\u00e9e, participation plus \u00e9lev\u00e9e, moins de frais de d\u00e9placement et de locaux.<br \/>\n\u2714 Virtuel : suppression de la salle\/de la restauration ; en revanche, exigences plus \u00e9lev\u00e9es en mati\u00e8re d&rsquo;identification, de support, de gestion des incidents et de configuration robuste du vote\/proxy. Avantages : \u00e9volutivit\u00e9 maximale, meilleure tra\u00e7abilit\u00e9 (piste d&rsquo;audit), co\u00fbts totaux souvent plus faibles \u00e0 partir d&rsquo;un nombre moyen de participants.<\/p>\n<p><em>Conseil pratique :<\/em> ne d\u00e9cidez pas uniquement en fonction des co\u00fbts, mais aussi en fonction du profil de risque (risques de contestation, activisme), des relations avec les investisseurs (accessibilit\u00e9, transparence) et du niveau de maturit\u00e9 informatique (plate-forme, s\u00e9curit\u00e9, support). Nous \u00e9tablissons avec vous une courte matrice (forme vs. objectifs\/risques) &#8211; nous en d\u00e9duisons la forme optimale et une feuille de route solide.<\/p>\n<h3>Quelles sont les conditions formelles d&rsquo;une AG virtuelle ?<\/h3>\n<p>\u2714 Clause statutaire : autorisation expresse d&rsquo;organiser une AG virtuelle ; pour les soci\u00e9t\u00e9s non cot\u00e9es, la clause peut pr\u00e9voir la renonciation au repr\u00e9sentant ind\u00e9pendant (art. 701d CO).<br \/>\n\u2714 Invitation : d\u00e9signation claire de la forme (virtuelle), plateforme\/donn\u00e9es de vote, exigences techniques minimales, contact d&rsquo;assistance, mention du vote par procuration et de la repr\u00e9sentation du d\u00e9p\u00f4t\/de l&rsquo;organe, d\u00e9lais pour les procurations\/instructions.<br \/>\n\u2714 Repr\u00e9sentant ind\u00e9pendant : \u00e0 d\u00e9signer dans la convocation (obligatoire, sauf renonciation statutaire pour les soci\u00e9t\u00e9s non cot\u00e9es).<br \/>\n\u2714 R\u00e8glement\/House Rules : temps de parole, demandes de parole, proc\u00e9dures de motion, motions d&rsquo;ordre, comp\u00e9tences de mod\u00e9ration.<br \/>\n\u2714 \u00c9tablissement du proc\u00e8s-verbal (art. 702 CO) : Date, d\u00e9but\/fin, forme et (si pertinent) lieu de r\u00e9union, pr\u00e9sence\/repr\u00e9sentations (y compris les repr\u00e9sentants des d\u00e9positaires\/organes\/d\u00e9positaires), d\u00e9cisions et r\u00e9sultats des \u00e9lections, demandes d&rsquo;information\/r\u00e9ponses, probl\u00e8mes techniques importants.<br \/>\n\u2714 Mise \u00e0 disposition des informations\/documents : mise \u00e0 disposition des documents (rapport annuel, propositions, formulaires de procuration) dans les d\u00e9lais impartis via un portail s\u00e9curis\u00e9 destin\u00e9 aux actionnaires.<\/p>\n<h3>Quelles sont les conditions mat\u00e9rielles d&rsquo;une AG virtuelle ?<\/h3>\n<p>\u2714 Identification &amp; preuve du droit de vote : authentification fiable (par ex. 2 facteurs, connexion banque\/registraire, eID), comparaison avec le registre des actions\/la liste des participants.<br \/>\n\u2714 Imm\u00e9diatet\u00e9 &amp; \u00e9galit\u00e9 de traitement (art. 701e CO) : Transmission en direct des votes ; chaque personne participante peut faire des propositions et prendre part \u00e0 la discussion ; pas de d\u00e9savantage par rapport aux participants en salle (en cas d&rsquo;\u00e9l\u00e9ments hybrides).<br \/>\n\u2714 Vote inviolable : saisie\/traitement inviolable, vote pond\u00e9r\u00e9\/par classe, vote secret si pr\u00e9vu ; quorum en direct et recomptage.<br \/>\n\u2714 Protection des donn\u00e9es &amp; s\u00e9curit\u00e9 informatique (revDSG) : minimisation des donn\u00e9es, limitation des finalit\u00e9s, TOM, cryptage, concept de r\u00f4les\/autorisations, contrats de traitement des commandes (y compris clauses de transfert \u00e0 l&rsquo;\u00e9tranger), processus de rupture avec obligation de notification\/information en fonction du risque.<br \/>\n\u2714Accessibilit\u00e9 &amp; support : salle d&rsquo;attente, test de fonctionnement, support hotline\/chat, fallbacks clairs (vote par t\u00e9l\u00e9phone ou reprise selon House Rules), indications de fuseaux horaires.<br \/>\n\u2714 Piste d&rsquo;audit : proc\u00e8s-verbaux prot\u00e9g\u00e9s contre la r\u00e9vision (journaux : connexion, vote, procurations\/instructions, incidents techniques), en accord avec l&rsquo;organe de r\u00e9vision.<\/p>\n<h3>Erreurs fr\u00e9quentes &#8211; et comment les \u00e9viter<\/h3>\n<ol>\n<li>Absence de base statutaire ou base statutaire peu claire pour les AG virtuelles\/hybrides.<\/li>\n<li>Repr\u00e9sentant ind\u00e9pendant non d\u00e9sign\u00e9 dans l&rsquo;invitation (obligatoire, sauf si une renonciation statutaire est autoris\u00e9e).<\/li>\n<li>Invitation incorrecte\/courte : absence d&rsquo;indications techniques, ordre du jour impr\u00e9cis, d\u00e9lais peu clairs pour les procurations\/instructions.<\/li>\n<li>Plate-forme non compatible avec les proxys\/d\u00e9positaires : absence de support pour les repr\u00e9sentations d&rsquo;organes\/d\u00e9positaires, les classes d&rsquo;actions, les pond\u00e9rations.<\/li>\n<li>Identification insuffisante : absence de 2FA, onboarding faible, pas de processus de rapprochement avec le registre des actions.<\/li>\n<li>Pas de stress test ou de plan B : pas de r\u00e9p\u00e9tition g\u00e9n\u00e9rale, absence d&rsquo;Incident Playbook (art. 701f CO), pas de canal de repli.<\/li>\n<li>Mod\u00e9ration sans r\u00e8gles : pas de House Rules sur le temps de parole\/les motions d&rsquo;ordre ; escalade de l&rsquo;activisme\/des questions-r\u00e9ponses.<\/li>\n<li>D\u00e9ficits de protection des donn\u00e9es : sous-traitants sans contrat AV, donn\u00e9es transf\u00e9r\u00e9es vers des pays tiers sans base l\u00e9gale, pas de processus de rupture.<\/li>\n<li>Piste d&rsquo;audit lacunaire : logs manquants ou non inviolables ; protocole n\u00e9gligeant les incidents techniques (art. 702 CO).<\/li>\n<li>Pi\u00e8ges de fuseaux horaires\/langues : Heures de d\u00e9part, traductions, interpr\u00e9tations simultan\u00e9es non planifi\u00e9es.<\/li>\n<\/ol>\n<h3>Mot de la fin<\/h3>\n<p>Les AG virtuelles et hybrides ne sont plus une exp\u00e9rience, mais un standard v\u00e9cu &#8211; lorsque la gouvernance, la technique et les processus sont compatibles. Avec LINDEMANN LAW, vous pouvez r\u00e9aliser des AG hybrides et virtuelles de mani\u00e8re fiable et l\u00e9gale. Nous vous soutenons avec :<\/p>\n<p>\u2714 Clause statutaire &amp; mod\u00e8le d&rsquo;invitation (formul\u00e9 de mani\u00e8re l\u00e9gale),<br \/>\n\u2714 R\u00e8gles de la maison &amp; listes de contr\u00f4le (mod\u00e9ration, playbook d&rsquo;incidents\/de ruptures),<br \/>\n\u2714 V\u00e9rification de l&rsquo;\u00e9tat de la plateforme (vote, proxy, piste d&rsquo;audit, s\u00e9curit\u00e9),<br \/>\n\u2714 R\u00e9p\u00e9tition g\u00e9n\u00e9rale &amp; accompagnement en direct (pr\u00e9sidence, contr\u00f4le des questions-r\u00e9ponses, protocole).<br \/>\n\u2714 Vous planifiez votre prochaine AG ? Contactez-nous pour un premier entretien sans engagement. Ainsi, votre AG restera juridiquement s\u00fbre &#8211; et votre message sera bien re\u00e7u.<\/p>\n<p><em>Clause de non-responsabilit\u00e9 : cette publication est uniquement destin\u00e9e \u00e0 des fins d&rsquo;information g\u00e9n\u00e9rale et ne constitue pas un conseil juridique. Pour obtenir un avis juridique sur votre situation sp\u00e9cifique, veuillez nous contacter directement. <\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Introduction Le code r\u00e9vis\u00e9 des soci\u00e9t\u00e9s anonymes autorise depuis le 1er janvier 2023 la tenue d&rsquo;assembl\u00e9es g\u00e9n\u00e9rales (AG) hybrides et enti\u00e8rement virtuelles. 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