Εισαγωγή

Από την 1η Ιανουαρίου 2023, ο αναθεωρημένος ελβετικός νόμος περί εταιρειών επιτρέπει υβριδικές και πλήρως ψηφιακές γενικές συνελεύσεις (ΓΣ). Με τη σωστή προσέγγιση, οι εταιρείες μπορούν να μειώσουν το κόστος ταξιδιών και υποδομών, να αυξήσουν τον αριθμό των συμμετεχόντων και να διατηρήσουν τη δυνατότητα λειτουργίας ακόμη και με μια παγκόσμια διασκορπισμένη δομή μετόχων. Το μειονέκτημα: τα τυπικά λάθη και οι τεχνικές δυσλειτουργίες μπορούν να οδηγήσουν σε δικαστικές διενέξεις.

Το παρόν ενημερωτικό δελτίο θα σας δείξει πώς να οργανώσετε μια νομικά έγκυρη και πειστική ψηφιακή ΓΣ χρησιμοποιώντας σαφείς οδηγίες, τα κατάλληλα εργαλεία και την κατάλληλη προετοιμασία.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ φυσικής, υβριδικής και ψηφιακής ΓΣ;

Φυσική ΓΣ: όλοι παρευρίσκονται στη συνεδρίαση στον τόπο διεξαγωγής. Τα ηλεκτρονικά μέσα είναι το πολύ προαιρετικά (π.χ. ψηφοφορία στην αίθουσα).

Υβριδική ΓΣ (άρθρο 701γ OR): Επιπλέον, το Διοικητικό Συμβούλιο επιτρέπει την ηλεκτρονική συμμετοχή. Τα δικαιώματα (ομιλία, προτάσεις, ψηφοφορία) πρέπει να είναι εξίσου διαθέσιμα και στις δύο ομάδες των φυσικά παρόντων και των συμμετεχόντων με ηλεκτρονικά μέσα.

Ψηφιακή ΓΣ (άρθρο 701δ OR): Η ΓΣ δεν έχει φυσικό χώρο και διεξάγεται αποκλειστικά ηλεκτρονικά. Απαιτείται σαφής ρήτρα στο καταστατικό- ένας ανεξάρτητος αντιπρόσωπος πρέπει να κατονομάζεται στην πρόσκληση για τη σύγκληση της συνέλευσης. Οι μη εισηγμένες εταιρείες μπορούν να προβλέψουν στο καταστατικό τους την παραίτηση από την υποχρέωση διορισμού ανεξαρτήτου αντιπροσώπου.

Σημείωση: Οι βασικές απαιτήσεις της ταυτοποίησης, της αμεσότητας της ψηφοφορίας και του αμετάβλητου των αποτελεσμάτων της ψηφοφορίας ισχύουν για όλα τα είδη μιας ΓΣ (άρθρο 701e OR). Τα τεχνικά προβλήματα που καθιστούν αδύνατη την ορθή διεξαγωγή της συνεδρίασης επιβάλλουν την επανάληψη της συνεδρίασης (άρθρο 701στ OR). Σημαντικά βασικά στοιχεία και τεχνικά περιστατικά πρέπει να καταγράφονται στα πρακτικά (άρθρο 702 OR).

Ποια είναι η σωστή μορφή για τη διακυβέρνησή μας – και πού βρίσκονται οι πραγματικές διαφορές μεταξύ κόστους και οφέλους;

✔ Συγκεντρωμένη ομάδα μετόχων / Μικρομεσαίες Επιχειρήσεις: η υβριδική ή ψηφιακή μορφή αυξάνει την ευελιξία- η ψηφιακή μορφή είναι κατάλληλη για γεωγραφικά διασκορπισμένους μετόχους, χαμηλή πολυπλοκότητα και σταθερά θέματα ημερήσιας διάταξης.
✔ Εισηγμένες / μεγάλες εταιρείες: Το υβριδικό μοντέλο παρέχει συμμετοχικότητα (αίθουσα + απομακρυσμένη πρόσβαση) και μειώνει τους κινδύνους ακτιβισμού μέσω καλύτερων δυνατοτήτων μετριασμού- μια αμιγώς ψηφιακή προσέγγιση απαιτεί ισχυρές διαδικασίες, ψηφοφορία με πληρεξούσιο και κλιμάκωση της πλατφόρμας.
✔ Αλλοδαποί ιδιοκτήτες / οικογενειακά γραφεία: η ψηφιακή επικοινωνία ελαχιστοποιεί το κόστος ταξιδιού και τα ζητήματα της ζώνης ώρας (με δύο χρονοθυρίδες / συνεδρίες για ερωτήσεις και απαντήσεις).

Σύγκριση κόστους και οφέλους (τυπικοί παράγοντες):

✔ Φυσική ΓΣ: δωμάτιο, φαγητό, ασφάλεια, έξοδα ταξιδιού, αλλά απλή τεχνολογία και αλληλεπίδραση με το κοινό.
✔ Υβριδική ΓΣ: πρόσθετη άδεια χρήσης της πλατφόρμας, ενότητα ψηφοφορίας/αποφάσεων, ομάδα υποστήριξης, δοκιμές- οφέλη: μεγαλύτερη εμβέλεια, περισσότεροι συμμετέχοντες, χαμηλότερο κόστος ταξιδιών και χώρων.
✔ Ψηφιακή ΓΣ: δεν υπάρχει χώρος/ενέργεια- αντίθετα, αυξημένες απαιτήσεις για εντοπισμό, υποστήριξη, διαχείριση περιστατικών και συνεχή συντονισμό/ανάπτυξη πληρεξουσίων. Πλεονεκτήματα: μέγιστη επεκτασιμότητα, καλύτερη ιχνηλασιμότητα (διαδρομή ελέγχου), συχνά χαμηλότερο συνολικό κόστος για ένα μέσο αριθμό συμμετεχόντων.

Πρακτική συμβουλή: Πάρτε την απόφασή σας όχι μόνο με βάση το κόστος, αλλά και με βάση το προφίλ κινδύνου (κίνδυνοι πρόκλησης, ακτιβισμός), τις σχέσεις με τους επενδυτές (προσβασιμότητα, διαφάνεια) και την ωριμότητα της διαθέσιμης τεχνογνωσίας (πλατφόρμα, ασφάλεια, υποστήριξη). Μαζί σας θα δημιουργήσουμε έναν συνοπτικό πίνακα (μορφή ΓΣ έναντι στόχων/κινδύνων) – με βάση αυτόν θα εξάγουμε τη βέλτιστη μορφή για εσάς και θα δημιουργήσουμε ένα αξιόπιστο πλάνο δράσης.

Ποιες είναι οι τυπικές προϋποθέσεις για τη διεξαγωγή ψηφιακής ΓΣ;

✔ Ρήτρα στο καταστατικό: ρητή εξουσιοδότηση για τη διεξαγωγή ψηφιακής ΓΣ- στην περίπτωση μη εισηγμένων εταιρειών, η ρήτρα μπορεί να προβλέπει την παραίτηση από ανεξάρτητο αντιπρόσωπο (άρθρο 701δ OR).
✔ Πρόσκληση: σαφής περιγραφή της μορφής (ψηφιακής), της πλατφόρμας ψηφοφορίας/δεδομένων, των ελάχιστων τεχνικών απαιτήσεων, των επαφών υποστήριξης, των συνδέσμων για την ψηφοφορία με ανεξάρτητο αντιπρόσωπο και τα πληρεξούσια για κατατεθειμένες μετοχές/εταιρικά όργανα, των προθεσμιών για την εξουσιοδότηση/οδηγίες.
✔ Ανεξάρτητος πληρεξούσιος: πρέπει να κατονομάζεται στην πρόσκληση για τη σύγκληση της συνεδρίασης (υποχρεωτικό, εκτός εάν το καταστατικό της μη εισηγμένης εταιρείας προβλέπει παρέκκλιση).
✔ Εσωτερικοί Κανόνες: χρόνος ομιλίας, αιτήματα λόγου, διαδικασίες προτάσεων, προτάσεις για την τάξη, δεξιότητες συντονισμού.
✔ Πρακτικά (άρθρο 702 OR): Ημερομηνία, έναρξη/λήξη, μορφή και (κατά περίπτωση) τόπος συνεδρίασης, παρουσίες/εκπρόσωποι (συμπεριλαμβανομένων των εκπροσώπων του θεματοφύλακα/εταιρείας/θεματοφύλακα), ψηφίσματα και αποτελέσματα ψηφοφορίας, αιτήματα παροχής πληροφοριών/απαντήσεις, σημαντικά τεχνικά προβλήματα.
✔ Παροχή πληροφοριών/εγγράφων: έγκαιρη πρόσβαση σε έγγραφα (ετήσια έκθεση, προτάσεις, έντυπα πληρεξουσίων) μέσω ασφαλούς πύλης μετόχων.

Ποιες είναι οι ουσιαστικές προϋποθέσεις για μια ψηφιακή ΓΣ;

✔ Ταυτοποίηση και επιβεβαίωση των δικαιωμάτων ψήφου: ισχυρός έλεγχος ταυτότητας (π.χ. ταυτοποίηση μέσω δύο συντελεστών, σύνδεση σε τράπεζα/καταχωρητή, eID), σύγκριση με το μητρώο μετόχων/κατάλογο συμμετεχόντων.
✔ Αμεσότητα και ίση μεταχείριση (άρθρο 701e OR): Ζωντανή ψηφοφορία- κάθε συμμετέχων μπορεί να υποβάλει προτάσεις και να λάβει μέρος στη συζήτηση- κανένα πλεονέκτημα έναντι των συμμετεχόντων με φυσική παρουσία (σε περίπτωση υβριδικών ΓΣ).
✔ Ψηφοφορία που δεν μπορεί να παραποιηθεί: καταγραφή/επεξεργασία με προστασία από παραποίηση, σταθμισμένες/ταξικές ψήφοι, μυστική ψηφοφορία, εάν προβλέπεται, απαρτία και επανακαταμέτρηση.
✔ Προστασία δεδομένων και τεχνολογική ασφάλεια (revDSG): ελαχιστοποίηση δεδομένων, περιορισμός σκοπού, τεχνικά και οργανωτικά μέτρα προστασίας, κρυπτογράφηση, έννοια ρόλου/εξουσιοδότησης, συμβάσεις επεξεργασίας παραγγελιών (συμπεριλαμβανομένων ρητρών σχετικά με τη μεταφορά στο εξωτερικό), διαδικασία παραβίασης με υποχρέωση αναφοράς/ενημέρωσης ανάλογα με τον κίνδυνο.
✔ Προσβασιμότητα και υποστήριξη: Αίθουσα αναμονής, έλεγχοι υγείας, συνομιλίες τηλεφωνικής γραμμής/υποστήριξης, σαφείς επιλογές εφεδρείας (ψηφοφορία μέσω τηλεφώνου ή συνέχιση της εργασίας σύμφωνα με τους κανόνες του Σώματος), πληροφορίες για τη ζώνη ώρας.
✔ Ημερολόγιο ελέγχου: αρχεία καταγραφής ελέγχου (αρχεία καταγραφής: dial-up, ψηφοφορίας, εξουσιοδότησης/οδηγιών, τεχνικών βλαβών) συμφωνημένα με τους ελεγκτές.

Συνήθη λάθη – και πώς να τα αποφύγετε

1. Έλλειψη ή ασαφές νομοθετικό πλαίσιο για ψηφιακές/υβριδικές ΓΣ.
2. Ένας ανεξάρτητος αντιπρόσωπος που δεν αναφέρεται στην πρόσκληση (υποχρεωτικός, εκτός εάν το καταστατικό επιτρέπει την παραίτηση).
3. Ακατάλληλη/βραχεία πρόσκληση: έλλειψη τεχνικών πληροφοριών, ανακριβή θέματα ημερήσιας διάταξης, ασαφείς προθεσμίες για εγκρίσεις/οδηγίες.
4. Πλατφόρμα χωρίς δυνατότητα proxy/depo: καμία υποστήριξη για πληρεξούσια διοικητικού συμβουλίου/depo, κατηγορίες μετοχών, σταθμίσεις.
5. Ανεπαρκής ταυτοποίηση: έλλειψη 2FA, αδύναμη εγγραφή, έλλειψη διαδικασιών συμφωνίας με το μητρώο μετόχων.
6. Δεν υπάρχουν τεστ αντοχής ή σχέδιο Β: ούτε πρόβα τζενεράλε, ούτε “βιβλίο ενεργειών για περιστατικά” (άρθρο 701στ OR), ούτε εφεδρικό κανάλι.
7. Συντονισμός χωρίς κανόνες: δεν υπάρχουν κανόνες σχετικά με τους χρόνους ομιλίας/προτάσεις για τη σειρά- κλιμάκωση της δραστηριότητας/ερωτήσεις και απαντήσεις.
8. Ελλείψεις στην προστασία των δεδομένων: εκτελούντες την επεξεργασία χωρίς συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων, διαβίβαση δεδομένων σε τρίτες χώρες χωρίς νόμιμη βάση, έλλειψη διαδικασίας παραβίασης.
9. Ελλιπές ημερολόγιο ελέγχου: ελλιπή ημερολόγια ή ημερολόγια που δεν είναι απαραβίαστα- τα ημερολόγια δεν καταγράφουν τεχνικά περιστατικά (άρθρο 702 OR).
10. Χρονική ζώνη/γλωσσικές παγίδες: Δεν προβλέπονται ώρες έναρξης, μεταφράσεις, ταυτόχρονη διερμηνεία.

Επίλογος

Οι ψηφιακές και υβριδικές ΓΣ δεν αποτελούν πλέον πείραμα, αλλά ζωντανή πραγματικότητα – εάν η διαχείριση, η τεχνολογία και οι διαδικασίες είναι εναρμονισμένες μεταξύ τους. Με τη LINDEMANN LAW μπορείτε να εφαρμόσετε υβριδικές και ψηφιακές ΓΣ αξιόπιστα και νόμιμα. Μπορούμε να σας υποστηρίξουμε ιδιαιτέρως στα ακόλουθα θέματα:

✔ Καταστατικό και υπόδειγμα πρόσκλησης (διατυπωμένο σύμφωνα με τις νομικές απαιτήσεις)
✔ Κανόνες και κατάλογοι ελέγχου (συντονισμός, διακοπή/παράβαση)
✔ Έλεγχοι συμμόρφωσης της πλατφόρμας (ψηφοφορία, πληρεξούσιος, διαδρομή ελέγχου, ασφάλεια)
✔ Γενική πρόβα και ζωντανή παρακολούθηση (προεδρία, έλεγχος ερωτήσεων και απαντήσεων, πρακτικά)

Σχεδιάζετε την επόμενη ΓΣ σας; Επικοινωνήστε μαζί μας για μια αρχική διαβούλευση χωρίς δεσμεύσεις. Αυτό θα διασφαλίσει ότι η ΓΣ σας συμμορφώνεται με τις νομικές απαιτήσεις και ότι το μήνυμά σας θα περάσει.

Αποποίηση ευθυνών: Η παρούσα δημοσίευση προορίζεται μόνο για γενική καθοδήγηση και δεν συνιστά νομική συμβουλή. Για νομικές συμβουλές σχετικά με τη συγκεκριμένη περίπτωσή σας, παρακαλούμε επικοινωνήστε απευθείας μαζί μας.