Zdalna certyfikacja w kantonie Schwyz – nowe możliwości certyfikacji in absentia

Coraz więcej klientów mieszka, pracuje lub podróżuje za granicą, a mimo to musi podpisywać poświadczone dokumenty w Szwajcarii. Do niedawna oznaczało to konieczność osobistego stawiennictwa, umawiania się na spotkania i zadawania sobie wiele trudu. Od 1 lipca 2024 r. zmieniło się to w kantonie Schwyz. Dzięki wprowadzeniu zdalnej certyfikacji podpisy mogą być teraz poświadczane, nawet jeśli osoba podpisująca nie stawi się osobiście przed urzędnikiem poświadczającym. Dzięki tej innowacji kanton Schwyz stworzył nowoczesne, praktyczne i bezpieczne prawnie rozwiązanie, które spełnia potrzeby obywateli, firm i instytucji w zakresie większej elastyczności bez rozluźniania sprawdzonych obowiązków opieki.

1. Podstawa prawna

Nowa regulacja znajduje się w § 19 ust. 2 i 3 ustawy o certyfikacji i uwierzytelnianiu (BBG; SRSZ 210.210). „Po uprzedniej konsultacji z zainteresowaną osobą urzędnik poświadczający może również poświadczyć jej podpis lub własnoręczny podpis pod jej nieobecność na podstawie jej uznania, pod warunkiem, że nie ma wątpliwości co do tożsamości osoby i autentyczności jej podpisu”. Do czasu wejścia w życie tego przepisu poświadczenie zaoczne nie było dozwolone w kantonie Schwyz. Wraz z nowelizacją ustawodawca wyraźnie wprowadził certyfikację na odległość, uwzględniając tym samym istniejące potrzeby praktyczne.

2. Co należy rozumieć przez „zdalną certyfikację

Pojęcie zdalnej certyfikacji jest szersze w kantonie Schwyz niż w praktyce czysto cyfrowej. Obejmuje ono dwie formy:

a) Zdalna certyfikacja w tradycyjnym (fizycznym) sensie
W tym przypadku podpis, który został już złożony, jest certyfikowany, nawet jeśli dana osoba nie jest obecna, pod warunkiem, że:

1. istnieje wcześniejsze porozumienie w sprawie zdalnej certyfikacji,
2. dana osoba wcześniej rozpoznała swój podpis, oraz
3. nie ma wątpliwości co do ich tożsamości i autentyczności.

Uznanie może nastąpić ustnie, telefonicznie, pisemnie lub elektronicznie, pod warunkiem, że urzędnik poświadczający zna daną osobę lub dysponuje próbką porównawczą. Poświadczenia można dokonać fizycznie na papierze. Kopia elektroniczna jest możliwa, ale nie jest wymagana. Opcja ta pozwala na składanie podpisów zdalnie, na przykład w przypadku pobytu za granicą, choroby lub tymczasowej niedostępności, bez konieczności posiadania jakiejkolwiek infrastruktury elektronicznej.

b) Zdalna certyfikacja w sensie technicznym (cyfrowym)

Ponadto dostępna jest cyfrowa certyfikacja zdalna za pomocą identyfikacji wideo i kwalifikowanych podpisów elektronicznych (QES) zgodnie z CertES lub eIDAS. Ta opcja wymaga:

• Identyfikacja za pomocą wideo,
• QES sygnatariusza,
• Elektroniczna certyfikacja i archiwizacja przez urzędnika certyfikującego.

Umożliwia to w pełni elektroniczną certyfikację, która jest idealna dla zaawansowanych kancelarii notarialnych z cyfrowym obiegiem dokumentów.

3. Odróżnienie od certyfikacji publicznej

Zdalna certyfikacja dotyczy jedynie potwierdzenia autentyczności podpisu, ale nie publicznej certyfikacji oświadczeń woli. W związku z tym niedozwolone są następujące czynności:

• Umowy małżeńskie i umowy o spadek,
• Umowy zakupu nieruchomości,
• Umowa spółki AG/GmbH,
• Zmiany statutów, podwyższenia kapitału, połączenia lub przekształcenia.

Takie transakcje nadal wymagają osobistego zaangażowania i publicznego poświadczenia notarialnego.

4. Obszary zastosowania w praktyce

Zdalna certyfikacja jest szczególnie istotna w obszarach prawa spółek i administracji, na przykład dla:

• Wpisy do rejestru handlowego (wejścia i wyjścia, Przeniesienie siedziby, zmiany podpisów),
• pełnomocnictwa, oświadczenia o wyrażeniu zgody,
• formularze dla banków, firm ubezpieczeniowych lub urzędów,
• zaświadczenia dla osób przebywających za granicą.

Oznacza to, że kanton Schwyz po raz pierwszy oferuje prawnie ważną certyfikację zdalną – wydajnie, bezpiecznie i elastycznie.

5. Obowiązki i ograniczenia w zakresie należytej staranności

Urzędnik poświadczający nadal ponosi pełne obowiązki w zakresie należytej staranności (sekcja 4 BBG). Musi upewnić się, że tożsamość i podpis nie budzą wątpliwości, a proces jest udokumentowany. Sąd Kantonalny w Schwyz podkreślił już w 1999 r. (EGV-SZ 1999, 40, 121), że poświadczenia telefoniczne są dopuszczalne tylko w przypadku sygnatariuszy, którzy są osobiście znani, w przeciwnym razie wymagane jest dokładne sprawdzenie tożsamości.

6. Wnioski

Wraz z nowelizacją z dnia 1 lipca 2024 r. kanton Schwyz wprowadził zdalną certyfikację jako nowoczesny, praktyczny instrument. Pozwala ona na zaoczną certyfikację – fizyczną lub elektroniczną – i tym samym stwarza nowe możliwości działania dla obywateli, firm i instytucji. Jednocześnie zachowano pewność prawną: weryfikacja tożsamości, uznawanie i dokumentacja pozostają niezmienione.

7. Porównanie kantonów: Gdzie zdalna certyfikacja jest (wyraźnie) możliwa?

Przepisy obowiązujące w Schwyz są jednymi z najbardziej przejrzystych i nowoczesnych w Szwajcarii. Wyraźne przepisy kantonalne:

• Schwyz (§ 19 ust. 2 BBG); zezwala na zdalną certyfikację in absentia (fizyczną i cyfrową).
• Zug (§ 30 ust. 2 BeurkG ZG); porównywalne rozporządzenie, ale bez komponentu cyfrowego.

Pośrednie lub częściowe przyjęcie:

• Basel-Stadt; możliwa certyfikacja w przypadku uznania autentyczności.
• Genewa; uznawanie i legalizacja próbek dozwolone bez podstawy cyfrowej.

Brak wyraźnych regulacji:

• Zurych, Berno; klasyczny wymóg obecności, zdalna certyfikacja bez wyraźnej podstawy prawnej.

Oznacza to, że Schwyz i, do pewnego stopnia, Zug są obecnie jedynymi kantonami, które wyraźnie regulują zdalną certyfikację przez prawo.

8. Znaczenie dla klientów LindemannLaw (w całej Szwajcarii i na świecie)

LindemannLaw ma dostęp do siedzib notarialnych w kantonach Schwyz i St. Gallen i oferuje klientom w całej Szwajcarii dostęp do najnowocześniejszych form poświadczeń i notarialnych. Lokalizacja w kantonie Schwyz umożliwia zdalną certyfikację zgodnie z § 19 BBG (SZ), podczas gdy St. Gallen koncentruje się na notariacie elektronicznym.

Dla klientów w Szwajcarii: Sprawdzamy, czy Twój projekt wymaga poświadczenia (możliwe zdalnie) lub notarialnego poświadczenia publicznego (osobiście lub cyfrowo) i organizujemy cały proces, w tym apostille lub legalizację w celu międzynarodowego uznania.

Dla międzynarodowych klientów UHNW i family office: Nasi globalni klienci, często z siedzibą w Londynie, Nowym Jorku, Dubaju lub Singapurze, korzystają ze skoordynowanej, transgranicznej certyfikacji i logistyki notarialnej:

• Fizyczne (procedura nieobecności) lub cyfrowe (identyfikacja wideo + QES), w zależności od kraju i celu,
• w tym apostille, legalizacja i dokumentacja wielojęzyczna (DE/EN/FR/IT),
• a także dyskretne miejsca spotkań VIP dla poufnych transakcji.

Twoja wartość dodana:

• Skuteczne poświadczenia notarialne bez konieczności osobistej obecności w Szwajcarii,
• Wysoka pewność prawna i identyfikowalność zgodnie ze szwajcarskimi standardami,
• Stała jakość i dyskrecja, od weryfikacji tożsamości po międzynarodowe wykorzystanie dokumentu.

9. Notariat elektroniczny w kantonie St. Gallen

Kanton St. Gallen odgrywa wiodącą rolę w Szwajcarii we wdrażaniu elektronicznego notariatu publicznego. Był jednym z pierwszych kantonów, które wdrożyły model dokumentów elektronicznych (e-dokumentów) stworzony przez rząd federalny na podstawie kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES) zgodnie z ZertES. Notariat elektroniczny jest regulowany przez ustawę notarialną (sGS 963.1) i rozporządzenie notarialne (sGS 963.11). Od 2023 r. w St. Gallen działa w pełni funkcjonalna infrastruktura techniczna dla dokumentów cyfrowych. Umożliwia ona notariuszom przeprowadzanie czynności notarialnych w pełni elektronicznie, w tym:

• Identyfikacja stron za pośrednictwem certyfikowanych dostawców (np. Swisscom Trust Services, QuoVadis Trustlink),
• Elektroniczne podpisywanie wszystkich zaangażowanych stron przy użyciu QES,
• Cyfrowy podpis i pieczęć urzędnika poświadczającego,
• Archiwizacja e-dokumentu w kantonalnym rejestrze dokumentów elektronicznych.

Rozwiązanie to spełnia wszystkie wymagania art. 9a i nast. szwajcarskiego kodeksu cywilnego (ZGB) oraz rozporządzenia w sprawie podpisów elektronicznych (VZertES). Dzięki temu St. Gallen jest wiodącym szwajcarskim kantonem w dziedzinie notariatu cyfrowego. Dostępna tam infrastruktura stanowi podstawę praktyki LindemannLaw w zakresie dokumentów cyfrowych, w szczególności dla:

• Inkorporacje, podwyższenia kapitału, przekształcenia i fuzje (elektroniczne dokumenty spółki),
• Certyfikacja walnych zgromadzeń w formatach wirtualnych,
• Elektroniczne dokumenty emerytalne i pełnomocnictwa,
• Struktury hybrydowe łączące certyfikację elektroniczną z fizycznym zdalnym uwierzytelnianiem.

LindemannLaw łączy w ten sposób precyzję prawną z doskonałością technologiczną. Umożliwiamy naszym klientom obsługę procesów dokumentacyjnych w pełni cyfrowo, a jednocześnie w sposób bezpieczny pod względem prawnym, zgodnie ze szwajcarskimi standardami.

Kontakt:

Thomas Kostkiewicz, radca prawny i urzędnik poświadczający (kanton Schwyz). Doradztwo i wsparcie w zakresie certyfikacji, w tym certyfikacji zdalnej i notarialnej.