Fernbeglaubigung im Kanton Schwyz – neue Möglichkeiten für Beglaubigungen in Abwesenheit

Immer mehr Klientinnen und Klienten leben, arbeiten oder reisen im Ausland und trotzdem müssen sie in der Schweiz Dokumente beglaubigt unterschreiben. Bis vor Kurzem bedeutete das: persönliches Erscheinen, Terminvereinbarung, Aufwand. Seit dem 1. Juli 2024 ist das im Kanton Schwyz anders. Mit der Einführung der sogenannten Fernbeglaubigung können Unterschriften auch dann beglaubigt werden, wenn die unterzeichnende Person nicht persönlich vor der Urkundsperson erscheint. Der Kanton Schwyz hat mit dieser Neuerung eine moderne, praxisnahe und rechtssichere Lösung geschaffen, die den Bedürfnissen von Bürgerinnen, Unternehmen und Institutionen nach mehr Flexibilität entspricht, ohne dabei die bewährten Sorgfaltspflichten zu lockern.

1. Gesetzliche Grundlage

Die Neuregelung findet sich in § 19 Abs. 2 und 3 des Gesetzes über die Beurkundung und Beglaubigung (BBG; SRSZ 210.210).
„Die Beglaubigungsperson kann nach vorgängiger Absprache mit der betreffenden Person deren Unterschrift oder Handzeichen auch bei deren Abwesenheit gestützt auf deren Anerkennung beglaubigen, sofern keine Zweifel an der Identität der Person und an der Echtheit ihrer Unterschrift bestehen.“
Bis zum Inkrafttreten dieser Bestimmung war eine Beglaubigung in Abwesenheit im Kanton Schwyz nicht zulässig. Mit der Revision hat der Gesetzgeber ausdrücklich die Fernbeglaubigung eingeführt und damit den bestehenden Bedürfnissen der Praxis Rechnung getragen.

2. Was unter „Fernbeglaubigung“ zu verstehen ist

Der Begriff der Fernbeglaubigung ist im Kanton Schwyz weiter gefasst als in der rein digitalen Praxis. Er umfasst zwei Formen:

a) Fernbeglaubigung im klassischen (physischen) Sinn
Hierbei wird eine bereits geleistete Unterschrift beglaubigt, obwohl die Person nicht anwesend ist, sofern:

1. eine vorgängige Absprache über die Fernbeglaubigung besteht,
2. die betroffene Person ihre Unterschrift vorgängig anerkannt hat, und
3. keine Zweifel an Identität und Echtheit bestehen.

Diese Anerkennung kann mündlich, telefonisch, schriftlich oder elektronisch erfolgen, sofern die Urkundsperson die Person kennt oder über ein Vergleichsmuster verfügt.
Die Beglaubigung kann physisch auf Papier erfolgen. Eine elektronische Ausfertigung ist möglich, aber nicht erforderlich.
Diese Variante erlaubt Unterzeichnungen auf Distanz, etwa bei Auslandaufenthalt, Krankheit oder zeitlicher Verhinderung, ganz ohne elektronische Infrastruktur.

b) Fernbeglaubigung im technischen (digitalen) Sinn

Daneben besteht die digitale Fernbeglaubigung mittels Videoidentifikation und qualifizierter elektronischer Signatur (QES) nach ZertES oder eIDAS.
Diese Variante erfordert:

• Identifikation per Video,
• QES der unterzeichnenden Person,
• elektronische Beglaubigung und Archivierung durch die Urkundsperson.

Damit wird eine vollständig elektronische Beglaubigung möglich, ideal für fortgeschrittene Notariate mit digitalem Workflow.

3. Abgrenzung zur öffentlichen Beurkundung

Die Fernbeglaubigung betrifft nur die Bestätigung der Echtheit einer Unterschrift, nicht aber die öffentliche Beurkundung von Willenserklärungen.
Nicht zulässig sind daher:

• Eheverträge und Erbverträge,
• Grundstückskaufverträge,
• Gründungsurkunden von AG/GmbH,
• Statutenänderungen, Kapitalerhöhungen, Fusionen oder Umwandlungen.

Solche Geschäfte bedürfen weiterhin der persönlichen Mitwirkung und öffentlichen Beurkundung.

4. Anwendungsfelder in der Praxis

Besonders relevant ist die Fernbeglaubigung im gesellschaftsrechtlichen und administrativen Bereich, etwa für:

• Handelsregisteranmeldungen (Ein- und Austritte, Sitzverlegung, Zeichnungsänderungen),
• Vollmachten, Zustimmungserklärungen,
• Formulare für Banken, Versicherungen oder Behörden,
• Beglaubigungen für im Ausland wohnhafte Personen.

Damit ermöglicht der Kanton Schwyz erstmals eine rechtsgültige Beglaubigung auf Distanz – effizient, sicher und flexibel.

5. Sorgfaltspflichten und Grenzen

Die Urkundsperson trägt weiterhin volle Sorgfaltspflicht (§ 4 BBG). Sie muss sicherstellen, dass Identität und Unterschrift zweifelsfrei sind und der Ablauf dokumentiert wird.
Das Kantonsgericht Schwyz betonte bereits 1999 (EGV-SZ 1999, 40, 121), dass telefonische Anerkennungen nur bei persönlich bekannten Unterzeichnern zulässig sind, ansonsten ist eine sorgfältige Identitätsprüfung erforderlich.

6. Fazit

Mit der Revision vom 1. Juli 2024 hat der Kanton Schwyz die Fernbeglaubigung als modernes, praxistaugliches Instrument eingeführt. Sie erlaubt Beglaubigungen in Abwesenheit – physisch oder elektronisch – und schafft damit neue Handlungsspielräume für Bürgerinnen, Unternehmen und Institutionen.
Gleichzeitig bleibt die Rechtssicherheit gewahrt: Identitätsprüfung, Anerkennung und Dokumentation gelten unverändert.

7. Kantonaler Vergleich: Wo ist Fernbeglaubigung (ausdrücklich) möglich?

Die Schwyzer Regelung ist schweizweit eine der klarsten und modernsten.
Explizite kantonale Regelungen:

• Schwyz (§ 19 Abs. 2 BBG); erlaubt Fernbeglaubigung in Abwesenheit (physisch und digital).
• Zug (§ 30 Abs. 2 BeurkG ZG); vergleichbare Regelung, aber ohne digitale Komponente.

Indirekte oder partielle Zulassung:

• Basel-Stadt; Beglaubigung bei Anerkennung der Echtheit möglich.
• Genf; Anerkennung und Legalisation von Mustern zulässig, ohne digitale Grundlage.

Keine ausdrückliche Regelung:

• Zürich, Bern; klassische Präsenzpflicht, Fernbeglaubigungen ohne ausdrückliche gesetzliche Grundlage.

Damit sind Schwyz und teilweise Zug derzeit die einzigen Kantone, die Fernbeglaubigungen ausdrücklich gesetzlich regeln.

8. Bedeutung für LindemannLaw-Kunden (Schweizweit & Global)

LindemannLaw hat Zugang zu notariellen Geschäftssitzen in den Kantonen Schwyz und St. Gallen und bietet Mandanten schweizweit Zugang zu den modernsten Formen der Beglaubigung und Beurkundung.
Der Standort im Kanton Schwyz ermöglicht Fernbeglaubigungen gemäss § 19 BBG (SZ), während St. Gallen den Fokus auf die elektronische Beurkundung legt.

Für Klientinnen und Klienten in der Schweiz:
Wir prüfen, ob Ihr Vorhaben eine Beglaubigung (fern möglich) oder eine öffentliche Beurkundung (Präsenz- bzw. digitale Pflicht) erfordert und organisieren den gesamten Ablauf inklusive Apostille oder Überbeglaubigung für die internationale Anerkennung.

Für internationale UHNW- und Family-Office-Klienten:
Unsere globalen Mandanten, häufig mit Wohnsitz in London, New York, Dubai oder Singapore, profitieren von einer koordinierten, grenzüberschreitenden Beglaubigungs- und Beurkundungslogistik:

• Physisch (Abwesenheitsverfahren) oder digital (Video-Ident + QES), je nach Land und Zweck,
• inklusive Apostille, Legalisation und mehrsprachiger Dokumentation (DE/EN/FR/IT),
• sowie diskrete VIP-Terminfenster für vertrauliche Abwicklungen.

Ihr Mehrwert:

• Effiziente notarielle Beglaubigungen und Beurkundungen ohne persönliche Anwesenheit in der Schweiz,
• Hohe Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit nach Schweizer Standards,
• Einheitliche Qualität und Diskretion, von der Identitätsprüfung bis zur internationalen Verwendung des Dokuments.

9. Elektronische Beurkundung im Kanton St. Gallen

Der Kanton St. Gallen nimmt schweizweit eine führende Rolle in der Umsetzung der elektronischen öffentlichen Beurkundung ein.
Er war einer der ersten Kantone, die das vom Bund geschaffene Modell der elektronischen Urkunde (e-Urkunde) auf Basis der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) nach ZertES praktisch eingeführt haben.
Die elektronische Beurkundung ist im Notariatsgesetz (sGS 963.1) und in der Notariatsverordnung (sGS 963.11) geregelt. Seit 2023 betreibt St. Gallen eine voll funktionsfähige technische Infrastruktur für digitale Urkunden. Sie erlaubt Notarinnen und Notaren, Beurkundungen vollständig elektronisch durchzuführen, einschliesslich:

• Identifikation der Parteien über zertifizierte Anbieter (z. B. Swisscom Trust Services, QuoVadis Trustlink),
• Elektronische Unterzeichnung aller Beteiligten mittels QES,
• Digitale Signatur und Siegel der Urkundsperson,
• Archivierung der e-Urkunde im kantonalen elektronischen Urkundenregister.

Diese Lösung erfüllt sämtliche Anforderungen gemäss Art. 9a ff. ZGB und der Verordnung über die elektronische Signatur (VZertES).
Damit gilt St. Gallen als technologischer Leitkanton der Schweiz im Bereich der digitalen Beurkundung.
Die dort verfügbare Infrastruktur bildet die Grundlage für die digitale Urkundenpraxis von LindemannLaw, insbesondere für:

• Gründungen, Kapitalerhöhungen, Umwandlungen und Fusionen (elektronische Gesellschaftsurkunden),
• Beurkundungen von Generalversammlungen in virtuellen Formaten,
• Elektronische Vorsorge- und Vollmachtsurkunden,
• Hybrid-Strukturen, bei denen elektronische Beurkundung mit physischer Fernbeglaubigung kombiniert wird.

LindemannLaw verbindet damit juristische Präzision mit technologischer Exzellenz.
Wir ermöglichen unseren Klientinnen und Klienten, Urkundenprozesse vollständig digital und zugleich rechtssicher nach Schweizer Standards abzuwickeln.

Kontakt:

Thomas Kostkiewicz, Rechtsanwalt & Urkundsperson (Kanton Schwyz) Beratung und Begleitung von Beglaubigungen, inkl. Fernbeglaubigungen, und elektronischen Beurkundungen.