Απομακρυσμένη πιστοποίηση στο καντόνι του Schwyz – νέες δυνατότητες για πιστοποιήσεις εξ αποστάσεως
Όλο και περισσότεροι πελάτες ζουν, εργάζονται ή ταξιδεύουν στο εξωτερικό, αλλά εξακολουθούν να χρειάζονται να υπογράφουν πιστοποιημένα έγγραφα στην Ελβετία. Μέχρι πρόσφατα, αυτό σήμαινε ότι έπρεπε να εμφανίζονται αυτοπροσώπως, να κλείνουν ραντεβού και να υποβάλλονται σε πολλές ταλαιπωρίες. Από την 1η Ιουλίου 2024, αυτό έχει αλλάξει στο καντόνι του Schwyz. Με την εισαγωγή της εξ αποστάσεως πιστοποίησης, οι υπογραφές μπορούν πλέον να πιστοποιούνται ακόμη και αν ο υπογράφων δεν εμφανιστεί αυτοπροσώπως ενώπιον του πιστοποιούντος υπαλλήλου. Με αυτή την καινοτομία, το καντόνι του Σβίτς δημιούργησε μια σύγχρονη, πρακτική και νομικά ασφαλή λύση που ανταποκρίνεται στις ανάγκες των πολιτών, των επιχειρήσεων και των ιδρυμάτων για μεγαλύτερη ευελιξία, χωρίς να χαλαρώνει τις αποδεδειγμένες υποχρεώσεις επιμέλειας.
1. Νομική βάση
Ο νέος κανονισμός βρίσκεται στο § 19 (2) και (3) του Νόμου περί Πιστοποίησης και Αυθεντικοποίησης (BBG; SRSZ 210.210). «Μετά από προηγούμενη διαβούλευση με το ενδιαφερόμενο πρόσωπο, ο πιστοποιών υπάλληλος μπορεί επίσης να πιστοποιήσει την υπογραφή ή το χειρόγραφο του ατόμου εν απουσία του, βάσει της αναγνώρισής του, υπό την προϋπόθεση ότι δεν υπάρχει αμφιβολία ως προς την ταυτότητα του ατόμου και την αυθεντικότητα της υπογραφής του.» Μέχρι την έναρξη ισχύος της διάταξης αυτής, η πιστοποίηση ερήμην δεν επιτρεπόταν στο καντόνι του Σβίτς. Με την αναθεώρηση, ο νομοθέτης εισήγαγε ρητά την εξ αποστάσεως πιστοποίηση, λαμβάνοντας έτσι υπόψη τις υφιστάμενες πρακτικές ανάγκες.
2. Τι σημαίνει «εξ αποστάσεως πιστοποίηση»
Η έννοια της πιστοποίησης εξ αποστάσεως είναι ευρύτερη στο καντόνι του Σβίτς από ό,τι στην καθαρά ψηφιακή πρακτική. Περιλαμβάνει δύο μορφές:
α) Πιστοποίηση εξ αποστάσεως με την παραδοσιακή (φυσική) έννοια
Σε αυτή την περίπτωση, μια υπογραφή που έχει ήδη δοθεί πιστοποιείται ακόμη και αν το πρόσωπο δεν είναι παρόν, υπό την προϋπόθεση ότι:
- υπάρχει προηγούμενη συμφωνία για πιστοποίηση εξ αποστάσεως,
- το ενδιαφερόμενο πρόσωπο έχει προηγουμένως αναγνωρίσει την υπογραφή του, και
- δεν υπάρχει αμφιβολία ως προς την ταυτότητα και την αυθεντικότητά του.
Η αναγνώριση αυτή μπορεί να γίνει προφορικά, τηλεφωνικά, γραπτώς ή ηλεκτρονικά, υπό την προϋπόθεση ότι ο πιστοποιών υπάλληλος γνωρίζει το πρόσωπο ή διαθέτει δείγμα σύγκρισης. Η πιστοποίηση μπορεί να γίνει φυσικά σε χαρτί. Είναι δυνατή η ηλεκτρονική αντιγραφή, αλλά δεν είναι υποχρεωτική. Αυτή η επιλογή επιτρέπει την απομακρυσμένη υπογραφή, για παράδειγμα σε περίπτωση διαμονής στο εξωτερικό, ασθένειας ή προσωρινής απουσίας, χωρίς να απαιτείται ηλεκτρονική υποδομή.
β) Απομακρυσμένη πιστοποίηση με την τεχνική (ψηφιακή) έννοια
Επιπλέον, υπάρχει ψηφιακή απομακρυσμένη πιστοποίηση μέσω βιντεοταυτοποίησης και ειδικών ηλεκτρονικών υπογραφών (QES) σύμφωνα με το CertES ή το eIDAS. Αυτή η επιλογή απαιτεί:
- Ταυτοποίηση μέσω βίντεο,
- QES του υπογράφοντος,
- Ηλεκτρονική πιστοποίηση και αρχειοθέτηση από τον πιστοποιούντα υπάλληλο.
Αυτό επιτρέπει την πλήρως ηλεκτρονική πιστοποίηση, η οποία είναι ιδανική για προηγμένα συμβολαιογραφικά γραφεία με ψηφιακή ροή εργασίας.
3. Διαφορά από τη δημόσια πιστοποίηση
Η απομακρυσμένη πιστοποίηση αφορά μόνο την επιβεβαίωση της γνησιότητας μιας υπογραφής, αλλά όχι τη δημόσια πιστοποίηση δηλώσεων βούλησης. Επομένως, δεν επιτρέπονται τα εξής:
- Συμβόλαια γάμου και συμβόλαια κληρονομιάς,
- Συμβόλαια αγοράς ακινήτων,
- Καταστατικά AG/GmbH,
- Τροποποιήσεις καταστατικών, αυξήσεις κεφαλαίου, συγχωνεύσεις ή μετατροπές.
Τέτοιες συναλλαγές εξακολουθούν να απαιτούν προσωπική συμμετοχή και δημόσια συμβολαιογραφική πιστοποίηση.
4. Περιοχές εφαρμογής στην πράξη
Η απομακρυσμένη πιστοποίηση είναι ιδιαίτερα σημαντική στους τομείς του εταιρικού δικαίου και της διοίκησης, για παράδειγμα για:
- Εγγραφές στο εμπορικό μητρώο (εισόδους και εξόδους, μετεγκατάσταση της έδρας, αλλαγές στις υπογραφές),
- πληρεξούσια, δηλώσεις συγκατάθεσης,
- έντυπα για τράπεζες, ασφαλιστικές εταιρείες ή αρχές,
- πιστοποιήσεις για άτομα που διαμένουν στο εξωτερικό.
Αυτό σημαίνει ότι το καντόνι του Schwyz προσφέρει για πρώτη φορά νομικά έγκυρη πιστοποίηση εξ αποστάσεως – με αποτελεσματικότητα, ασφάλεια και ευελιξία.
5. Υποχρεώσεις δέουσας επιμέλειας και περιορισμοί
Ο πιστοποιών υπάλληλος εξακολουθεί να φέρει όλες τις υποχρεώσεις δέουσας επιμέλειας (άρθρο 4 BBG). Πρέπει να διασφαλίζει ότι η ταυτότητα και η υπογραφή είναι αδιαμφισβήτητες και ότι η διαδικασία τεκμηριώνεται. Τ
