La certification à distance dans le canton de Schwyz – de nouvelles possibilités pour les certifications in absentia
De plus en plus de clients vivent, travaillent ou voyagent à l’étranger, mais doivent néanmoins signer des documents certifiés en Suisse. Jusqu’à présent, cela signifiait qu’il fallait se rendre sur place, prendre rendez-vous et se donner beaucoup de mal. Depuis le 1er juillet 2024, la situation a changé dans le canton de Schwyz. Avec l’introduction de la certification à distance, les signatures peuvent désormais être certifiées même si le signataire ne se présente pas en personne devant l’agent certificateur. Avec cette innovation, le canton de Schwyz a créé une solution moderne, pratique et juridiquement sûre qui répond aux besoins de flexibilité des citoyens, des entreprises et des institutions, sans pour autant relâcher les devoirs de diligence qui ont fait leurs preuves.
1. Base juridique
La nouvelle réglementation figure à l’article 19, paragraphes 2 et 3, de la loi sur la certification et l’authentification (BBG ; SRSZ 210.210). Après consultation préalable de la personne concernée, l’agent certificateur peut également certifier sa signature ou son signe de la main en son absence sur la base de sa reconnaissance, à condition qu’il n’y ait aucun doute quant à l’identité de la personne et à l’authenticité de sa signature. Jusqu’à l’entrée en vigueur de cette disposition, la certification in absentia n’était pas autorisée dans le canton de Schwyz. Avec la révision, le législateur a expressément introduit la certification à distance, tenant ainsi compte des besoins pratiques existants.
2. Qu’entend-on par « certification à distance » ?
Le concept de certification à distance est plus large dans le canton de Schwyz que dans la pratique purement numérique. Il englobe deux formes :
a) La certification à distance au sens traditionnel (physique)
Dans ce cas, une signature déjà fournie est certifiée même si la personne n’est pas présente, à condition que.. :
- il existe un accord préalable sur la certification à distance,
- la personne concernée a déjà reconnu sa signature, et
- il n’y a aucun doute quant à leur identité et leur authenticité.
Cette reconnaissance peut se faire verbalement, par téléphone, par écrit ou par voie électronique, à condition que l’agent certificateur connaisse la personne ou dispose d’un échantillon de comparaison. La certification peut se faire physiquement sur papier. Une copie électronique est possible mais pas obligatoire. Cette option permet d’effectuer des signatures à distance, par exemple en cas de séjour à l’étranger, de maladie ou d’indisponibilité temporaire, sans qu’aucune infrastructure électronique ne soit nécessaire.
b) Certification à distance au sens technique (numérique)
En outre, il existe une certification numérique à distance au moyen d’une identification vidéo et de signatures électroniques qualifiées (QES) conformément à CertES ou eIDAS. Cette option nécessite :
- Identification par vidéo,
- QES du signataire,
- Certification électronique et archivage par l’agent de certification.
Cela permet une certification entièrement électronique, ce qui est idéal pour les bureaux de notaires avancés avec un flux de travail numérique.
3. Distinction par rapport à la certification publique
La certification à distance ne concerne que la confirmation de l’authenticité d’une signature, mais pas la certification publique de déclarations d’intention. Les éléments suivants ne sont donc pas autorisés :
- Contrats de mariage et contrats de succession,
- Contrats d’achat de biens immobiliers,
- Statuts de AG/GmbH,
- Modifications des statuts, augmentations de capital, fusions ou transformations.
Ces transactions requièrent toujours une participation personnelle et une authentification publique.
4. Domaines d’application dans la pratique
La certification à distance est particulièrement pertinente dans les domaines du droit des sociétés et de l’administration, par exemple pour :
- Inscriptions au registre du commerce (entrées et sorties, transfert de domicile, modifications de signatures),
- procurations, déclarations de consentement,
- des formulaires pour les banques, les compagnies d’assurance ou les autorités,
- les certifications pour les personnes résidant à l’étranger.
Le canton de Schwyz propose ainsi pour la première fois une certification à distance juridiquement valable, de manière efficace, sûre et flexible.
5. Obligations et limitations en matière de diligence raisonnable
L’agent de certification continue d’être soumis à des obligations de diligence raisonnable (article 4 de la loi BBG). Il doit s’assurer que l’identité et la signature ne font aucun doute et que le processus est documenté. Le tribunal cantonal de Schwyz a souligné dès 1999 (EGV-SZ 1999, 40, 121) que les certifications téléphoniques ne sont autorisées que pour les signataires connus personnellement, sinon un contrôle d’identité minutieux est nécessaire.
6. Conclusion
Avec la révision du 1er juillet 2024, le canton de Schwyz a introduit la certification à distance comme instrument moderne et pratique. Elle permet une certification in absentia – physiquement ou électroniquement – et crée ainsi de nouvelles possibilités d’action pour les citoyens, les entreprises et les institutions. En même temps, la sécurité juridique est maintenue : la vérification de l’identité, la reconnaissance et la documentation restent inchangées.
7. Comparaison cantonale : Où la certification à distance est-elle (expressément) possible ?
La réglementation schwyzoise est l’une des plus claires et des plus modernes de Suisse. Réglementation cantonale explicite :
- Schwyz (§ 19 al. 2 BBG) ; permet la certification à distance in absentia (physique et numérique).
- Zug (§ 30 para. 2 BeurkG ZG) ; réglementation comparable, mais sans composante numérique.
Admission indirecte ou partielle :
- Bâle-Ville ; certification possible si l’authenticité est reconnue.
- Genève ; la reconnaissance et la légalisation des échantillons sont autorisées sans base numérique.
Pas de réglementation explicite :
- Zurich, Berne ; obligation de présence classique, certification à distance sans base légale explicite.
Schwyz et, dans une certaine mesure, Zoug sont donc actuellement les seuls cantons à réglementer explicitement la certification à distance par la loi.
8. Importance pour les clients de LindemannLaw (en Suisse et dans le monde)
LindemannLaw a accès à des sièges sociaux notariés dans les cantons de Schwyz et de Saint-Gall et offre à ses clients, dans toute la Suisse, l’accès aux formes les plus modernes d’authentification et d’authentification. Le canton de Schwyz permet l’authentification à distance conformément au § 19 BBG (SZ), tandis que Saint-Gall se concentre sur l’authentification électronique.
Pour les clients en Suisse : Nous vérifions si votre projet nécessite une certification (possible à distance) ou une notarisation (en personne ou numérique) et organisons l’ensemble du processus, y compris l’apostille ou la légalisation pour la reconnaissance internationale.
Pour les clients internationaux UHNW et les family offices : Nos clients internationaux, souvent basés à Londres, New York, Dubaï ou Singapour, bénéficient d’une logistique de certification et de notarisation coordonnée et transfrontalière :
- Physique (procédure d’absence) ou numérique (identification vidéo + QES), en fonction du pays et de l’objectif,
- y compris l’apostille, la légalisation et la documentation multilingue (DE/EN/FR/IT),
- ainsi que des créneaux de rendez-vous VIP discrets pour les transactions confidentielles.
Votre valeur ajoutée :
- Attestations notariales et notarisations efficaces sans présence personnelle en Suisse,
- Sécurité juridique élevée et traçabilité selon les normes suisses,
- Qualité et discrétion constantes, de la vérification de l’identité à l’utilisation internationale du document.
9. La notarisation électronique dans le canton de Saint-Gall
Le canton de Saint-Gall joue un rôle de premier plan en Suisse dans la mise en œuvre de la notarisation publique électronique. Il a été l’un des premiers cantons à mettre en œuvre le modèle de documents électroniques (e-documents) créé par le gouvernement fédéral sur la base de la signature électronique qualifiée (SEQ) conformément à ZertES. L’authentification électronique est régie par la loi sur le notariat (sGS 963.1) et l’ordonnance sur le notariat (sGS 963.11). Depuis 2023, Saint-Gall dispose d’une infrastructure technique entièrement fonctionnelle pour les documents numériques. Cette infrastructure permet aux notaires d’effectuer des actes notariés entièrement par voie électronique :
- Identification des parties par l’intermédiaire de fournisseurs certifiés (par exemple Swisscom Trust Services, QuoVadis Trustlink),
- Signature électronique de toutes les parties concernées à l’aide de QES,
- Signature numérique et sceau de l’agent de certification,
- Archivage du document électronique dans le registre cantonal des documents électroniques.
Cette solution répond à toutes les exigences des art. 9a et suivants du Code civil suisse (CCS) et de l’Ordonnance sur la signature électronique (OSE). Saint-Gall est ainsi le canton leader en Suisse dans le domaine de la notarisation numérique. L’infrastructure disponible dans ce canton constitue la base de la pratique de LindemannLaw en matière de documents numériques, en particulier pour :
- Constitution de sociétés, augmentations de capital, transformations et fusions (documents électroniques d’entreprise),
- Certification des assemblées générales en format virtuel,
- Documents électroniques de pension et de procuration,
- Structures hybrides combinant la certification électronique et l’authentification physique à distance.
LindemannLaw allie ainsi la précision juridique à l’excellence technologique. Nous permettons à nos clients de traiter les processus documentaires de manière entièrement numérique et en même temps de manière juridiquement sûre, conformément aux normes suisses.
Contact :
Thomas Kostkiewicz, avocat et agent de certification (canton de Schwyz). Conseil et soutien pour les certifications, y compris les certifications à distance, et la notarisation électronique.
