Introduction

Le code révisé des sociétés anonymes autorise depuis le 1er janvier 2023 la tenue d’assemblées générales (AG) hybrides et entièrement virtuelles. Correctement mises en œuvre, elles permettent aux entreprises de réduire les frais de déplacement et d’infrastructure, d’augmenter le taux de participation et de conserver leur capacité d’action même si l’actionnariat est réparti à l’échelle internationale. Le revers de la médaille : les vices de forme et les pannes techniques peuvent favoriser les contestations.

Cette newsletter vous montre comment réaliser une AG virtuelle juridiquement sûre et convaincante avec une gouvernance claire, les bons outils et une préparation propre.

Quelle est la différence entre une AG physique, hybride et virtuelle ?

AG physique : tout le monde participe au lieu de réunion. Les moyens électroniques sont tout au plus complémentaires (par exemple, le vote en salle).

AG hybride (art. 701c CO) : L’assemblée a lieu dans un lieu de réunion ; en outre, le conseil d’administration permet la participation électronique. Les droits (discours, propositions, vote) doivent pouvoir être exercés de manière équivalente par les deux groupes.

AG virtuelle (art. 701d CO) : L’AG n’a pas de lieu de réunion physique et se déroule exclusivement par voie électronique. Une clause explicite des statuts est nécessaire ; un représentant indépendant doit être désigné dans la convocation. Les sociétés non cotées peuvent prévoir dans leurs statuts qu’elles renoncent au représentant indépendant.

Remarque: les exigences matérielles d’identification, d’immédiateté des votes et de résultats de vote non falsifiables s’appliquent à toutes les formes (art. 701e CO). Les problèmes techniques qui empêchent le bon déroulement du vote obligent à le répéter (art. 701f CO). Les dates clés et les incidents techniques doivent être consignés dans le procès-verbal (art. 702 CO).

Quelle est la forme la plus adaptée à notre gouvernance – et quelles sont les différences réelles en termes de coûts/bénéfices ?

Adéquation de la gouvernance (règles empiriques) :

✔ Actionnaires concentrés / PME : hybride ou virtuel augmente la flexibilité ; virtuel est intéressant si les actionnaires sont dispersés géographiquement, si la complexité est faible et si l’ordre du jour est stable.
✔ Sociétés cotées / plus grandes : Hybride crée de l’inclusion (salle + à distance) et réduit les risques d’activisme grâce à de meilleures options de modération ; purement virtuel suppose des processus robustes, le vote par procuration et l’échelle de la plateforme.
✔ Propriétaires internationaux / Family Office : Virtuel minimise les déplacements et les problèmes de fuseaux horaires (avec deux créneaux/sessions pour les Q&A).

Comparaison coûts/bénéfices (pilotes typiques) :

✔ Physique : salle, restauration, sécurité, frais de déplacement ; en revanche, technique simple et interaction avec le public.
✔ Hybride : en plus, licence de plateforme, module de vote/quorum, équipe de support, tests ; avantages : plus grande portée, participation plus élevée, moins de frais de déplacement et de locaux.
✔ Virtuel : suppression de la salle/de la restauration ; en revanche, exigences plus élevées en matière d’identification, de support, de gestion des incidents et de configuration robuste du vote/proxy. Avantages : évolutivité maximale, meilleure traçabilité (piste d’audit), coûts totaux souvent plus faibles à partir d’un nombre moyen de participants.

Conseil pratique : ne décidez pas uniquement en fonction des coûts, mais aussi en fonction du profil de risque (risques de contestation, activisme), des relations avec les investisseurs (accessibilité, transparence) et du niveau de maturité informatique (plate-forme, sécurité, support). Nous établissons avec vous une courte matrice (forme vs. objectifs/risques) – nous en déduisons la forme optimale et une feuille de route solide.

Quelles sont les conditions formelles d’une AG virtuelle ?

✔ Clause statutaire : autorisation expresse d’organiser une AG virtuelle ; pour les sociétés non cotées, la clause peut prévoir la renonciation au représentant indépendant (art. 701d CO).
✔ Invitation : désignation claire de la forme (virtuelle), plateforme/données de vote, exigences techniques minimales, contact d’assistance, mention du vote par procuration et de la représentation du dépôt/de l’organe, délais pour les procurations/instructions.
✔ Représentant indépendant : à désigner dans la convocation (obligatoire, sauf renonciation statutaire pour les sociétés non cotées).
✔ Règlement/House Rules : temps de parole, demandes de parole, procédures de motion, motions d’ordre, compétences de modération.
✔ Établissement du procès-verbal (art. 702 CO) : Date, début/fin, forme et (si pertinent) lieu de réunion, présence/représentations (y compris les représentants des dépositaires/organes/dépositaires), décisions et résultats des élections, demandes d’information/réponses, problèmes techniques importants.
✔ Mise à disposition des informations/documents : mise à disposition des documents (rapport annuel, propositions, formulaires de procuration) dans les délais impartis via un portail sécurisé destiné aux actionnaires.

Quelles sont les conditions matérielles d’une AG virtuelle ?

✔ Identification & preuve du droit de vote : authentification fiable (par ex. 2 facteurs, connexion banque/registraire, eID), comparaison avec le registre des actions/la liste des participants.
✔ Immédiateté & égalité de traitement (art. 701e CO) : Transmission en direct des votes ; chaque personne participante peut faire des propositions et prendre part à la discussion ; pas de désavantage par rapport aux participants en salle (en cas d’éléments hybrides).
✔ Vote inviolable : saisie/traitement inviolable, vote pondéré/par classe, vote secret si prévu ; quorum en direct et recomptage.
✔ Protection des données & sécurité informatique (revDSG) : minimisation des données, limitation des finalités, TOM, cryptage, concept de rôles/autorisations, contrats de traitement des commandes (y compris clauses de transfert à l’étranger), processus de rupture avec obligation de notification/information en fonction du risque.
✔Accessibilité & support : salle d’attente, test de fonctionnement, support hotline/chat, fallbacks clairs (vote par téléphone ou reprise selon House Rules), indications de fuseaux horaires.
✔ Piste d’audit : procès-verbaux protégés contre la révision (journaux : connexion, vote, procurations/instructions, incidents techniques), en accord avec l’organe de révision.

Erreurs fréquentes – et comment les éviter

1. Absence de base statutaire ou base statutaire peu claire pour les AG virtuelles/hybrides.
2. Représentant indépendant non désigné dans l’invitation (obligatoire, sauf si une renonciation statutaire est autorisée).
3. Invitation incorrecte/courte : absence d’indications techniques, ordre du jour imprécis, délais peu clairs pour les procurations/instructions.
4. Plate-forme non compatible avec les proxys/dépositaires : absence de support pour les représentations d’organes/dépositaires, les classes d’actions, les pondérations.
5. Identification insuffisante : absence de 2FA, onboarding faible, pas de processus de rapprochement avec le registre des actions.
6. Pas de stress test ou de plan B : pas de répétition générale, absence d’Incident Playbook (art. 701f CO), pas de canal de repli.
7. Modération sans règles : pas de House Rules sur le temps de parole/les motions d’ordre ; escalade de l’activisme/des questions-réponses.
8. Déficits de protection des données : sous-traitants sans contrat AV, données transférées vers des pays tiers sans base légale, pas de processus de rupture.
9. Piste d’audit lacunaire : logs manquants ou non inviolables ; protocole négligeant les incidents techniques (art. 702 CO).
10. Pièges de fuseaux horaires/langues : Heures de départ, traductions, interprétations simultanées non planifiées.

Mot de la fin

Les AG virtuelles et hybrides ne sont plus une expérience, mais un standard vécu – lorsque la gouvernance, la technique et les processus sont compatibles. Avec LINDEMANN LAW, vous pouvez réaliser des AG hybrides et virtuelles de manière fiable et légale. Nous vous soutenons avec :

✔ Clause statutaire & modèle d’invitation (formulé de manière légale),
✔ Règles de la maison & listes de contrôle (modération, playbook d’incidents/de ruptures),
✔ Vérification de l’état de la plateforme (vote, proxy, piste d’audit, sécurité),
✔ Répétition générale & accompagnement en direct (présidence, contrôle des questions-réponses, protocole).
✔ Vous planifiez votre prochaine AG ? Contactez-nous pour un premier entretien sans engagement. Ainsi, votre AG restera juridiquement sûre – et votre message sera bien reçu.

Clause de non-responsabilité : cette publication est uniquement destinée à des fins d’information générale et ne constitue pas un conseil juridique. Pour obtenir un avis juridique sur votre situation spécifique, veuillez nous contacter directement.